Webmaster Hulta

Styrelsemöte 14 maj 2019

Styrelsemöte

2019-05-14

Protokoll

Närvarande: Peter Gestadius, Anette Eliesersson, Patrik Johansson, Mats Gillqvist, Johanna, Östling, Åke Thim, Carl Stintzing, Sofia Tunerstedt, Annika Andreasson.

Mötesordförande: Peter Gestadius
Mötessekreterare: Carl Stintzing

 

1 Mötet öppnas

2 Justering av föregående protokoll

Styrelsen enas att slutlig justering och underskrift framöver kan göras under nästföljande möte. Protokoll sätts fortfarande upp i glasskåpet veckan efter möte.

3 Arbetsordning för styrelsen, genomgång och anpassning av befintlig

Arbetsordning för styrelsen diskuteras. Befintlig arbetsordning ska gås igenom och anpassas. Ordförande tittar på detta. Detta var en fråga som delvis togs upp på mötet 27 januari: I styrelsens arbetsbeskrivning anges att man ska upprätta en förvaltningsplan för 5 år. Då vägarna är i mycket gott skick och då tidigare 5-årsplan inte följts konstaterar vi att arbetsbeskrivningen bör korrigeras.

4 Ekonomi

Vi har 346718:- i kassan. Vi har fått det kommunala bidraget på 55418:- Vi har varit utsatta för ett bedrägeriförsök vilket polisanmälts. ÅSA IF har tidigare betalt avgift direkt till vägföreningen men hänvisar nu till att kommunen ska betala. Kassören provar att skicka faktura till kommun.

5 Vägar status och planerade åtgärder

Vägansvariga kontrollerar att tidigare bedömningar är aktuella. Fem sandlådor ska bytas. Vi kommer köpa in nya 200-literslådor. Några lådor har fästen eller gångjärn som behöver bytas. Andra har lock som blåser upp och till dem skall införskaffas sprintar eller karbinhakar. Vid vissa lådor behövs slyrensning och någon behöver flyttas. En skylt har stulits och ersatts på Lottavägen inklusive en ny kör-sakta-skylt.

6 Frågor från medlemmar mm

Det har inkommit förfrågan om huruvida vägförening ansvarar alternativt kan vara behjälplig med att leda bort vatten vid Hultavägen 31. Vattnet bokstavligen forsar ut på vägen vid kraftig nederbörd. På ena sidan av vägen finns ett dike. På andra sidan finns inte ett dike. Vägföreningen bör gräva ett dike och om befintlig dränering påträffas kan fastighetsägaren komma att debiteras.[1] Alternativt så löser fastighetsägaren/fastighetsägarna problemet sinsemellan.[2]

Sekreterare ska skapa skriftlig minnesanteckning angående hur vi hanterade “vattenläckan” mellan fastigheterna på Hultavägen 11 och 13.

7 Övriga frågor

Ordförande föreslår preliminärt en fördelning av arvoden á 10 000 per vägansvariga, 5000 för ordförande, kassör och sekreterare 3000 för vice ordförande och 1000 för ledamöter. Vi diskuterar vidare.

Datum för Hultadagen blir den 24 augusti. Anette Eliesersson och Johanna Östling arrangerar, gärna i sällskap med fler från föreningen.

9 Nästa möte

Nästa styrelsemöte blir tisdag 10 september och höstmötet onsdag 18 september 19.00-20.30. Om möjligt hoppas vi på att någon från kommun kan komma och uppdatera oss angående detaljplaner i Åsa.

I samband med diskussion om utskick uppstår en osäkerhet huruvida det kan finnas uppgifter, t.ex. mailuppgifter som är olagliga enligt GDPR. Vi ska granska detta snarast.

En fråga ställs om hastighet och trottoar mellan korsningen (Hultavägen, Bergsvägarna och Lundborgsvägarna) och Gamla Varbergsvägen. Vi tror att vägen har maxbredd i förhållande till befintlig tomtmark samt att föreningen historiskt prioriterat möjlighet för mötande trafik.

10 Avslutning

Ordförande förklarar mötet avslutat


[1] Vägföreningens uppgift är att hålla vatten borta från vägarna. Därför ska adekvata diken finnas. I de fall fastighetsägare väljer att fylla igen befintliga diken skall adekvat dränering skapas via kulvert eller dräneringsrör. Det är sedan fastighetsägarens uppgift att rensa nedlagd dränering/kulvert/dagvattensrör.

[2] Det finns ett antal befintliga kulvertar och rörsystem i området. Dessa är enligt förrättning inte vägförenings ansvar. Det är t.o.m. så att om styrelsemedlemmar använder medel till att lösa t.ex. vattenrelaterade problem så kan vi bli personligen återbetalningsskyldiga skulle en medlem väcka talan. Endast då vägarna är påverkade kan och ska vi ta hand om vattenavrinning.

I förrättning framgår det hur som helst att bildandet av en vattenförening rekommenderas. Till dess så sker är det i viss mån upp till varje fastighetsägare att själva eller gemensamt hålla befintliga kulvertsystem i funktionellt skick. Det finns ett moment 22 vad gäller äganderätt och ansvarsfråga då inga papper angående dagvattensystem finns sparade sedan Löftadalens kommun uppgick i Kungsbacka kommun. Att flera fastighetsägare privat har investerat i stenkistor (vilket rekommenderades av kommun för ett antal år sedan) gör inte saken mer självklar.

Konstituerande styrelsemöte 4 mars 2019

Konstituernade styrelsemöte
Hulta Samfällighet
4 Mars 2019

Närvarande:
Peter Gaestadius, Anette Eliesersson, Carl Stintzing, Annica Andreasson, Åke Thim, Johanna Östling, Mats Gillqvist, Sofia Tunerstedt och Patrik Johansson

§ 1 Mötets öppnande

Ordförande Peter Gaestadius förklarar mötet öppnat

§ Val av sekreterare

Carl Stintzing utses till mötessekreterare

§ Val av justeringsman

Peter Gaestadius utses till justeringsman

§ Godkännande av dagordning

Dagordning godkänns

§ Konstituerande

– Till vice ordförande utses Anette Elieserson
– Till sekreterare utses Carl Stintzing
– Till kassör utses Annica Andreasson
– Johanna Östling utses till vägansvarig tillsammans med Åke Thim (sittande)
– Mats Gillqvist utses till ledamot,
– Sofia Tunerstedt och Patrik Johansson utses till suppleanger.

§ Firmatecknare

Styrelsen beslutade att Peter Gaestadius persnr,  Anette Eliesersson persnr och Annica Andreasson persnr äger rätt att teckna föreningen gemensamt två i förening.

§ Övriga frågor

Datum för Hultadagen sätts till lördag 24 augusti
Datum för Höstmöte sätts till tisdag 17 september 19.00 Åsa IP föreningslokal.

§ Kommande styrelsemöten

– Tisd 14 Maj 19.00 hos Anette Eliesersson, Mossvägen 28
– Tisd 10 september 19.00 hos Peter Gaestadius,Hultavägen 26
– Tisd 12 november 19.00 hos Peter Gaestadius, Hultavägen 26
– Tisd 14 januari 19.00 hos Carl Stintzing, Hultavägen 69

§ Mötets avslutande

Ordförande förklarade mötet avslutat. 

…………………………………….                             ……………………………………………..

Carl Stintzing – Sekreterare                Peter Gaestadius – Justeringsman

Nytt digitalt arbetssätt för styrelsen

En förklaring vad som hänt under veckan

Först, jag (Morgan) ber så mycket om ursäkt för att jag glömde av att stänga av automatiskt epost-utskick i början av träningen och sedan även vid träning av de som inte var med vid första tillfället. Syftet var att alla styrelsemedlemmar skulle på riktigt testa att göra inlägg som vi också tagit bort eftersom de inte innehöll något värt att spara. Därav fick ni som är epost-prenumeranter massa utskick helt i onödan, detta kommer inte ske igen. Se det istället som ett bevis på att styrelsen framöver enkelt kommer kunna delge information till oss alla. Nyttjar man epost-prenumeration så behöver man inte ens kolla om något nytt lagts upp förrän man får ett e-post.

Nya epost-adresser gäller framöver

Från och med nu har vi även nya epost-adresser till styrelsen. Den adressen som ska användas vid frågor är nu info@hultasamfallighet.se och ingen annan. Den gamla kommer sporadiskt kollas. Den nya är kopplad så alla styrelsens medlemmar får dem på ett smart sätt som möjliggör snabbare respons. Under Kontakt är alla nya uppgifter.

Framtida förslag för information inom samfälligheten

Jag har också gjort en analys av all dokumentation som finns och det gamla sättet att presentera på hemsidan och hantera dokument internt inom styrelsen. Dessutom kom det under höstmötet förslag på annan information som skulle passa på hemsidan. För att åtgärda detta och få en hemsida med all historik och mer information, städa alla gamla dokument och skapa en struktur för framtida styrelser med mallar behövs vad jag uppskattar 2-3 veckors heltidsarbete. Detta går att dela upp i paket om tre delar med då minskad effektivitet och högre kostnad. Frågan är hur vi ska lösas en sådan uppgift. Möjligen krävs en motion eller flera till årsmötet för detta. Om ingen helt frivilligt känner för att göra jobbet.

Med vänliga hälsningar

Morgan (temporär hemsidesansvarig/IT-ansvarig)

 

 

Styrelsemöte

Hulta samfällighet
Dagordning 180904

Formalia

– Mötets öppnande
Fredrik Fransson ersätter Frida Karlsson som sekreterare.
Vice ordförande Sofia Tunerstedt ersätter Karl Stintzing

– Godkännande av kallelse och dagordning
Styrelsen godkänner

– Val av justeringsman att jämte ordföranden justera protokollet
Marcus Wennergren

– Genomgång av föregående styrelsemötesprotokoll
Föregående protokoll gick igenom.

Pågående frågor

-Arvoden
Diskussion lutar mot att sänka arvoden, vill gärna att arvoden ska stämma med bidraget som kommer från kommunen. Ska även arbetsgivaravgiften också räknas in så blir beloppet litet. Motion kommer till årsmötet från arbetsgruppen.

– Hemsida
Styrelsen bjuder in Morgan till höstmötet för att berätta lite om hemsidan.
Email adresser till de olika funktionerna i styrelsen har tagits fram. Detta för att historiken ska finnas kvar när personer i styrelsen byts ut. Dessa email adresser vidarebefordras till respektive persons privata email-adress

– Belysning
Motion måste lämnas in gällande ändring av stadgarna för att kunna ta ställning till belysning.

– Vatten
Dikning görs på prioriterade områden i samband med asfaltering.

Vägfrågor

Vägansvariga väntar på offert från Sandahls. Asfaltering utförs under hösten. Diskussion kring deposition vid nybyggnation. Ska vi ändra texten från att kräva deposition till att fastighetsägaren blir skyldig att ersätta skador på vägen. Frågan tas upp på höstmötet.

Ekonomiska frågor

– Kassör rapporterar
Styrelsen har betalt ut arvoden.
Föreningen har 530tkr på bank. Räkna om budgeten är svårt då vi inte får bidragen från kommunen samt snöröjning inte kommer infalla korrekt.

Övrigt

Höstmötet blir på IP 16:e oktober klockan 19.00 – 20.30. Inbjudan skickas ut per post.
Björken på mossvägen som stå nära belysning stolpen får fastighetsägare ta hand om.

– Utvärdering Hultadagen
Kom en del medlemmar, det blev kubbtävling, grillning och massa trevliga samtal

– Åsa Vägförening Medlemmar eller inte?
Styrelsen ser ingen vinning i att gå med i den stora vägföreningen

En ny hemsida är lanserad

Vi har nu satt upp en ny hemsida. Med nya möjligheter.
Allt arbete är ännu inte klart, det kommer tillkomma äldre material som protokoll etc under hösten.

Är det något annat du skulle vilja se på hemsidan?
Skicka ett epost till webmaster@hultasamfallighet.se och berätta.

Som du kanske noterat så har vi nu även automatiskt utskick av epost för varje nytt inlägg. Om du inte vill ha det alls, klicka på länken i brevet för att avsluta prenumerationen. Om du endast vill ha för viss sorts inlägg, meddela webmaster@hultasamfallighet.se så går det att ordna också.

Får du inget epost och vill ha? Skriv in ditt namn och epost-adress i fälten som finns till vänster och börja prenumerera.

Föreningsstämma 2017

Hulta Samfällighetsförening
Protokoll för ordinarie föreningsstämma
2017-06-13, kl 19 00
Åsa Idrottsgård

  1. Mötets öppnande

Fredrik Fransson välkomnade och öppnade mötet.

  1. Val av ordförande för stämman

Till ordförande för stämman valdes Fredrik Fransson

  1. Val av sekreterare för stämman

Till sekreterare för stämman valdes Erland Bertolino

  1. Val av justeringsmän, tillika rösträknare

Till justeringsmän och rösträknare valdes Ingmarie Gaestadius och Annette Eliesersson

  1. Framläggande av årsredovisningen

Kassör Annica Andreasson föredrog föreningens årsredovisning och redogjorde för styrelsens ekonomi.

Bilaga 1 Årsrapport (finns att tillgå hos ordförande och sekreterare.)

  1. Revisorernas berättelse

Revisor Michael Kaul läste upp revisorernas berättelse där det framkom att ekonomin var bokförd i god ordning.

Revisorn föreslog ansvarsfrihet för styrelsen.

Bilaga 2 Revisionsberättelse

  1. Godkännande av resultat- och balansräkning samt disposition av årets resultat

Stämman godkände styrelsens årsredovisning samt fastställde balans- och resultaträkning.

  1. Ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna räkenskapsåret

Stämman beviljade styrelsen ansvarsfrihet för det gångna året.

  1. Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna

Styrelsen har framställt en motion innehållande stadgeändringar. Medlemmarna vill behandla motionen punkt för punkt.

1 § 5 Styrelsen säte/ sammansättning. Stämman anser att det bör vara ”styrelsen skall bestå av minst fem och högst sju ledamöter samt minst en och högst tre suppleanter”. . Mening två som börjar med ”Om ordförande inte är delägare..” utelämnas

2 § 10 Revision. Stämman anser att vi skall ha minst en ordinarie revisorer och minst en revisorssuppleant.

3 § 11 Räkenskapsperiod. Stämman bifaller den delen samt påminner om att vi måste ändra § 13. Mom 1. ”Ordinarie stämma skall årligen hållas senast under mars månad.”

4 § 14 Kallelse till stämma, andra meddelanden. Stämman bifaller

5 § 15 ”skall vara styrelsen tillhanda senast under januari månad”

6 § 17 Fördelning Bifalles

Stämman biföll motionen rörande stadgeändringar.

En motion från revisorerna angående styrelsearvoden har inkommit till stämman. Bilaga 4

Peter Gaestadius föreslog en arbetsgrupp som bereder en motion om styrelsearvoden och avgifter för kommande år. På så vis skulle ett beslut om arvoden kunna presenteras innan årsskiftet. Arbetsgruppen tas upp under övriga frågor.

Stämman avslår motionen för att kunna bereda frågan närmare.

  1. Ersättning till styrelsen

Stämman godkänner arvodet enligt förslag

  1. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomstbudget samt underhållsplan

Budgeten föredrogs av kassören och godkändes av stämman, se bilaga 3 (finns att tillgå hos ordförande och sekreterare).

  1. Val av styrelseledamöter och ersättare.

Enligt stadgarna skall valberedningen ta fram ett förslag på nyval för att ersätta avgående ledamöter:

  • En ordförande på två år
  • Tre ledamöter på två år
  • Två suppleanter på två år

Normalt väljs alla på två år, men det kan vara på ett år för den som begär det.

Fördelning av uppgifter sköter styrelsen vid ett konstituerande möte bestämmer kommande styrelse själva vid konstituerande möte.

Till styrelseledamöter valdes:

Annika Andreasson, två år
Frida Carlsson (sittande)
Kalle Stinzing, två år som ordförande
Ragnar Averius (sittande)
Marcus Wennergren, två år
Thony Lindström (sittande)
Henrik Waldorf, två år (sittande)
Sofia Thunerstedt, två år

 

Till suppleanter valdes:

Therese Young
Fredrik Fransson
Christina Johansson

  1. Val av två revisorer och revisorssuppleanter

Stämman valde revisorerna Lars Jacobsson och Michael Kaul för 1år.
Som revisorssuppleanter valdes Eva Lundström för 1 år.
Tidigare har det varit 2 revisorssuppleanter, men vid dagen för stämman fanns det bara en suppleant. Önskar revisorerna att det ska finnas två suppleanter så kan dom ta kontakt med styrelsen.

  1. Val av valberedning

Stämman valde Erland Bertolino, Eva Lindbom och Lotta Lindhe till valberedning för kommande år.

Förtydligande av valberedningen uppgift:

Valberedningens förslag ska skrivas ner av valberedningen och skickas med underlaget till stämman som går ut några veckor före själva stämman. Stämman väljer sedan ledamöter. Det räcker med en kandidat per post.

Inför nästa stämma är det omval av:

3 st Styrelseledamöter
1 st suppleanter
2 st revisorer
3 st valberedningsposter

  1. Övriga frågor

Uppmaning till alla medlemmar att anmäla sitt intresse att arbeta med styrelsen.
En medlem tar upp att det är många felparkeringar högst upp på Mossvägen. Det finns även växtlighet som skymmer sikten. Styrelsen skall försöka få med information om växtlighet i kommande utskick.

Glaset i anslagstavlan är dåligt och borde bytas.

En medlem tog upp att vi borde maila protokollen. Styrelsen kan börja med det i samband med att en ny hemsida upprättas. Vi bör även bifoga styrelseprotokollen till årsredovisningen när den överlämnas till revisorerna.

Styrelsen tillsätter en grupp som bereder ett förslag om arvoden inför nästa stämma.

  1. Indrivning av obetalda avgifter

Stämman godkänner att vi begär verkställighet av Kronofogden för obetalda avgifter.                                  

  1. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt

Protokollet finns tillgängligt hos sekreteraren samt på föreningens anslagstavla och föreningens hemsida, www.hultasamfallighet.se .

  1. Mötets avslutande

Ordförande tackade för deltagandet och avslutade mötet.

Bilagor till protokollet.

  1. Årsredovisning och verksamhetsberättelse
  2. Revisionsberättelse
  3. Budgetförslag
  4. Valberednings förslag

Erland Bertolino                         Fredrik Fransson

Sekreterare                                    ordförande

 

Justeras:

 

Katarina  Tholén                         Annette Elisersson