Styrelse

Styrelsemöte 14 maj 2019

Styrelsemöte

2019-05-14

Protokoll

Närvarande: Peter Gestadius, Anette Eliesersson, Patrik Johansson, Mats Gillqvist, Johanna, Östling, Åke Thim, Carl Stintzing, Sofia Tunerstedt, Annika Andreasson.

Mötesordförande: Peter Gestadius
Mötessekreterare: Carl Stintzing

 

1 Mötet öppnas

2 Justering av föregående protokoll

Styrelsen enas att slutlig justering och underskrift framöver kan göras under nästföljande möte. Protokoll sätts fortfarande upp i glasskåpet veckan efter möte.

3 Arbetsordning för styrelsen, genomgång och anpassning av befintlig

Arbetsordning för styrelsen diskuteras. Befintlig arbetsordning ska gås igenom och anpassas. Ordförande tittar på detta. Detta var en fråga som delvis togs upp på mötet 27 januari: I styrelsens arbetsbeskrivning anges att man ska upprätta en förvaltningsplan för 5 år. Då vägarna är i mycket gott skick och då tidigare 5-årsplan inte följts konstaterar vi att arbetsbeskrivningen bör korrigeras.

4 Ekonomi

Vi har 346718:- i kassan. Vi har fått det kommunala bidraget på 55418:- Vi har varit utsatta för ett bedrägeriförsök vilket polisanmälts. ÅSA IF har tidigare betalt avgift direkt till vägföreningen men hänvisar nu till att kommunen ska betala. Kassören provar att skicka faktura till kommun.

5 Vägar status och planerade åtgärder

Vägansvariga kontrollerar att tidigare bedömningar är aktuella. Fem sandlådor ska bytas. Vi kommer köpa in nya 200-literslådor. Några lådor har fästen eller gångjärn som behöver bytas. Andra har lock som blåser upp och till dem skall införskaffas sprintar eller karbinhakar. Vid vissa lådor behövs slyrensning och någon behöver flyttas. En skylt har stulits och ersatts på Lottavägen inklusive en ny kör-sakta-skylt.

6 Frågor från medlemmar mm

Det har inkommit förfrågan om huruvida vägförening ansvarar alternativt kan vara behjälplig med att leda bort vatten vid Hultavägen 31. Vattnet bokstavligen forsar ut på vägen vid kraftig nederbörd. På ena sidan av vägen finns ett dike. På andra sidan finns inte ett dike. Vägföreningen bör gräva ett dike och om befintlig dränering påträffas kan fastighetsägaren komma att debiteras.[1] Alternativt så löser fastighetsägaren/fastighetsägarna problemet sinsemellan.[2]

Sekreterare ska skapa skriftlig minnesanteckning angående hur vi hanterade “vattenläckan” mellan fastigheterna på Hultavägen 11 och 13.

7 Övriga frågor

Ordförande föreslår preliminärt en fördelning av arvoden á 10 000 per vägansvariga, 5000 för ordförande, kassör och sekreterare 3000 för vice ordförande och 1000 för ledamöter. Vi diskuterar vidare.

Datum för Hultadagen blir den 24 augusti. Anette Eliesersson och Johanna Östling arrangerar, gärna i sällskap med fler från föreningen.

9 Nästa möte

Nästa styrelsemöte blir tisdag 10 september och höstmötet onsdag 18 september 19.00-20.30. Om möjligt hoppas vi på att någon från kommun kan komma och uppdatera oss angående detaljplaner i Åsa.

I samband med diskussion om utskick uppstår en osäkerhet huruvida det kan finnas uppgifter, t.ex. mailuppgifter som är olagliga enligt GDPR. Vi ska granska detta snarast.

En fråga ställs om hastighet och trottoar mellan korsningen (Hultavägen, Bergsvägarna och Lundborgsvägarna) och Gamla Varbergsvägen. Vi tror att vägen har maxbredd i förhållande till befintlig tomtmark samt att föreningen historiskt prioriterat möjlighet för mötande trafik.

10 Avslutning

Ordförande förklarar mötet avslutat


[1] Vägföreningens uppgift är att hålla vatten borta från vägarna. Därför ska adekvata diken finnas. I de fall fastighetsägare väljer att fylla igen befintliga diken skall adekvat dränering skapas via kulvert eller dräneringsrör. Det är sedan fastighetsägarens uppgift att rensa nedlagd dränering/kulvert/dagvattensrör.

[2] Det finns ett antal befintliga kulvertar och rörsystem i området. Dessa är enligt förrättning inte vägförenings ansvar. Det är t.o.m. så att om styrelsemedlemmar använder medel till att lösa t.ex. vattenrelaterade problem så kan vi bli personligen återbetalningsskyldiga skulle en medlem väcka talan. Endast då vägarna är påverkade kan och ska vi ta hand om vattenavrinning.

I förrättning framgår det hur som helst att bildandet av en vattenförening rekommenderas. Till dess så sker är det i viss mån upp till varje fastighetsägare att själva eller gemensamt hålla befintliga kulvertsystem i funktionellt skick. Det finns ett moment 22 vad gäller äganderätt och ansvarsfråga då inga papper angående dagvattensystem finns sparade sedan Löftadalens kommun uppgick i Kungsbacka kommun. Att flera fastighetsägare privat har investerat i stenkistor (vilket rekommenderades av kommun för ett antal år sedan) gör inte saken mer självklar.

Konstituerande styrelsemöte 4 mars 2019

Konstituernade styrelsemöte
Hulta Samfällighet
4 Mars 2019

Närvarande:
Peter Gaestadius, Anette Eliesersson, Carl Stintzing, Annica Andreasson, Åke Thim, Johanna Östling, Mats Gillqvist, Sofia Tunerstedt och Patrik Johansson

§ 1 Mötets öppnande

Ordförande Peter Gaestadius förklarar mötet öppnat

§ Val av sekreterare

Carl Stintzing utses till mötessekreterare

§ Val av justeringsman

Peter Gaestadius utses till justeringsman

§ Godkännande av dagordning

Dagordning godkänns

§ Konstituerande

– Till vice ordförande utses Anette Elieserson
– Till sekreterare utses Carl Stintzing
– Till kassör utses Annica Andreasson
– Johanna Östling utses till vägansvarig tillsammans med Åke Thim (sittande)
– Mats Gillqvist utses till ledamot,
– Sofia Tunerstedt och Patrik Johansson utses till suppleanger.

§ Firmatecknare

Styrelsen beslutade att Peter Gaestadius persnr,  Anette Eliesersson persnr och Annica Andreasson persnr äger rätt att teckna föreningen gemensamt två i förening.

§ Övriga frågor

Datum för Hultadagen sätts till lördag 24 augusti
Datum för Höstmöte sätts till tisdag 17 september 19.00 Åsa IP föreningslokal.

§ Kommande styrelsemöten

– Tisd 14 Maj 19.00 hos Anette Eliesersson, Mossvägen 28
– Tisd 10 september 19.00 hos Peter Gaestadius,Hultavägen 26
– Tisd 12 november 19.00 hos Peter Gaestadius, Hultavägen 26
– Tisd 14 januari 19.00 hos Carl Stintzing, Hultavägen 69

§ Mötets avslutande

Ordförande förklarade mötet avslutat. 

…………………………………….                             ……………………………………………..

Carl Stintzing – Sekreterare                Peter Gaestadius – Justeringsman

Styrelsemöte 27 januari 2019

Protokoll styrelsemöte 27 januari 2019

 Närvarande: Åke Thim, Carl Stintzing, Sofia Tunerstedt

Annika Andreasson.

Mötesordförande: Sofia Tunerstedt

Mötessekreterare: Carl Stintzing

Formalia

– Mötets förklaras öppnat

– Kallelse och dagordning godkännes

– Åke Thim utses till justeringsman

– Föregående styrelsemötesprotokoll gås igenom

Inledande

– Ordförande presenterar förvaltningsberättelsen

– Vi har inga anmälda önskemål från föreningsmedlemmar

Vägfrågor

Information ges om planerade och genomförda åtgärder på vägnätet sedan senaste mötet: Sandahls har asfalterat delar av våra vägsträckor i oktober. I samband med detta ska problem med vatten på vägen i första backen, Mossvägen vara åtgärdat. Vi har äntligen fått klarhet i var vattnet kommer ifrån på Hultavägen 11-13. Trädrötter från en björk hade växt in i och krossat nedlagd kulvert. Styrelsen utreder ansvarsfrågan.

I styrelsens arbetsbeskrivning anges att man ska upprätta en förvaltningsplan för 5 år. Då vägarna är i mycket gott skick och då tidigare 5-årsplan inte följts konstaterar vi att arbetsbeskrivningen bör korrigeras. Vägansvariga tittar på vägarna i vår tillsammans med Sandahls och gör en gradering för de kommande tre åren. Ingen asfaltering kommer behöva göras under 2019 och vägarna är i såpass gott skick att inget beslut behöver tas.

Under vägregler på hemsidan anges att:

Om du skall bygga till eller göra något annat på din fastighet som betyder tunga transporter, behöver du alltså ha dispens… …Dispens ges generellt om du… …betalar en depositionsavgift på 10.000 kr och inspekterar vägen ihop med de vägansvariga före och efter de planerade arbetena.

Då deposition i realiteten sällan eller aldrig erlagts föreslår styrelsen att denna skrivning tas bort, att dispens behövs enbart om fordonet inte klarar BK2, men att kravet på inspektion kvarstår. Vi röstar om detta på stämman.

Ekonomi

– Vi går igenom årsredovisningen för förkortat räkenskapsår 2018

– Vi tittar på och godkänner budgetförslaget för nästa 2019.

– Vi tar beslut om arvoden inom styrelsen. Arvoden för perioden blir lägre än förväntat ca

45 000 (ink sociala avgifter) att jämföra med budgeterade 60 000, då flera styrelsemedlemmar delvis avstår från arvode.

– För att underlätta för kassör skickar firmatecknare förfrågan till skatteverket om att kassör kan vara deklarationsansvarig.

Motioner

– Styrelsen beslutar att lämna en kompletterande motion ang. arvoden till stämman. Motionen är i princip den samma vad gäller kostnadstak men styrelsen vill ta bort skrivningen: Inga övriga funktionärer erhåller arvoden.

– Styrelsen lägger ingen motion angående dagvatten då vi tolkar det som att det krävs en ny förrättning om dagvatten ska bli vägföreningens ansvarsområde. I förrättningen står det hur som helst att man rekommenderar att området bildar en vattenförening som ser över dagvattnet men konsensus kunde inte nås 2001.

Styrelsen lägger ingen motion angående belysningsfrågor då vi är osäkra på vad föreningsmedlemmarna vill. Vi har fått olika signaler från boende. Vissa efterfrågar en gemensam standard, andra vill ha det mörkt och en vacker stjärnhimmel. Det kan också vara så att frågan redan är utredd tidigare under 2000-talet?

Övriga frågor

Valberedningen är informerade om vilka i styrelsen som avgår och vilka som kan tänka sig ett förlängt förtroende. Valberedningen ämnar rekrytera i februari.

 

Mötesordförande            Mötesekreterare            Justeringsman

Sofia Tunerstedt               Carl Stintzing                Åke Thim

Styrelsemöte

Hulta samfällighet
Dagordning 180904

Formalia

– Mötets öppnande
Fredrik Fransson ersätter Frida Karlsson som sekreterare.
Vice ordförande Sofia Tunerstedt ersätter Karl Stintzing

– Godkännande av kallelse och dagordning
Styrelsen godkänner

– Val av justeringsman att jämte ordföranden justera protokollet
Marcus Wennergren

– Genomgång av föregående styrelsemötesprotokoll
Föregående protokoll gick igenom.

Pågående frågor

-Arvoden
Diskussion lutar mot att sänka arvoden, vill gärna att arvoden ska stämma med bidraget som kommer från kommunen. Ska även arbetsgivaravgiften också räknas in så blir beloppet litet. Motion kommer till årsmötet från arbetsgruppen.

– Hemsida
Styrelsen bjuder in Morgan till höstmötet för att berätta lite om hemsidan.
Email adresser till de olika funktionerna i styrelsen har tagits fram. Detta för att historiken ska finnas kvar när personer i styrelsen byts ut. Dessa email adresser vidarebefordras till respektive persons privata email-adress

– Belysning
Motion måste lämnas in gällande ändring av stadgarna för att kunna ta ställning till belysning.

– Vatten
Dikning görs på prioriterade områden i samband med asfaltering.

Vägfrågor

Vägansvariga väntar på offert från Sandahls. Asfaltering utförs under hösten. Diskussion kring deposition vid nybyggnation. Ska vi ändra texten från att kräva deposition till att fastighetsägaren blir skyldig att ersätta skador på vägen. Frågan tas upp på höstmötet.

Ekonomiska frågor

– Kassör rapporterar
Styrelsen har betalt ut arvoden.
Föreningen har 530tkr på bank. Räkna om budgeten är svårt då vi inte får bidragen från kommunen samt snöröjning inte kommer infalla korrekt.

Övrigt

Höstmötet blir på IP 16:e oktober klockan 19.00 – 20.30. Inbjudan skickas ut per post.
Björken på mossvägen som stå nära belysning stolpen får fastighetsägare ta hand om.

– Utvärdering Hultadagen
Kom en del medlemmar, det blev kubbtävling, grillning och massa trevliga samtal

– Åsa Vägförening Medlemmar eller inte?
Styrelsen ser ingen vinning i att gå med i den stora vägföreningen